Boîte Réception Zéro email: comment la vider quotidiennement (30 DCH )?

Les e-mails prennent une partie importante de la vie.

Que vous l’utilisiez pour rester en contact avec vos amis ou dans le cadre de votre travail, l’utilisation du courriel est une routine quotidienne pour la plupart des gens. Malheureusement email est souvent un « temps mort » qui vous emmène loin du travail sur des projets importants. Pire encore, il provoque souvent beaucoup de stress. Lorsque votre boîte de réception est pleine de messages sans réponse, ce n’est pas facile de vous détendre et de vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment. Personnellement, je pratique une habitude depuis longtemps et je vais la partager avec vous. Elle s’appelle « Boite de réception =zéro mail », ou pour faire court « Boîte Réception Zéro ». Nous allons voir quelques stratégies à utiliser pour la mettre en œuvre sur une base cohérente.

La pratique quotidienne

# 1 – Pourquoi ?

Comme beaucoup d’entrepreneurs, je reçois beaucoup de courriels, parfois plus de 100 messages par jour. Bien sûr, certains en reçoivent beaucoup plus, mais cela  consomme encore quelques heures de mon temps. J’aime bien répondre aux gens, mais le temps passé là ne peut être utilisé ailleurs. Certaines personnes suppriment tous les messages et déclarent ne plus répondre. Cependant, je pense que c’est une stratégie dangereuse. Quand les gens prennent le temps de vous écrire, il est juste de leur répondre. En fin de compte, j’ai opté pour une stratégie : développer une habitude simple pour le traitement d’email de la manière la plus efficace, ce qui m’a conduit à la notion de boîte de réception zéro.

# 2 – Description

Au début, mon objectif était « zéro email » dans ma boîte de réception pour chaque jour de novembre, soit un total de 30 jours. ( méthode 30 DCH ) Bien que cet objectif fût « faisable », je savais qu’il y aurait certains jours où je ne serais pas en face d’un ordinateur (2 week-end) Alors, j’ai décidé que cette habitude serait réussie si je tenais 24 jours. Pendant ce temps, j’ai ajouté quelques mini-habitudes qui ont contribué à éliminer le stress et l’inefficacité lorsqu’il s’agit d’e-mail:

• Mettre en place un script qui canalise tous mes messages dans une boîte de réception.
• Vérifier des emails une fois (peut-être deux) par jour.
• Désactiver l’application e-mail sur mon iPhone.
• Cesser d’utiliser ma boîte de réception comme une liste de choses à faire. Je programme l’action requise ou je le fais tout de suite.
• Utiliser la «règle des deux minutes » pour chaque message. Si je peux le faire pendant ce laps de temps, je prends des mesures immédiates.
• « Manipulation Unique » de chaque message. Quand j’ouvre un message, j’enchaine sur l’action. Soit je fais ce qui est nécessaire ou j’enregistre l’action dans une liste de choses à faire. Cela signifie, pas de sauvegarde du message dans la boîte de réception pour de futures références.
• Se désabonner des e-mails inutiles au lieu de simplement les supprimer.
• Créer des modèles de réponse pour les questions courantes que je reçois, qui sont ensuite personnalisées pour chaque personne ( j’utilise un logiciel Clavier+ ).
• Dire non aux projets / demandes qui ne sont pas 100% conformes avec ce que je fais actuellement.

Ceci est juste un petit échantillon de toutes les actions que j’ai prises pour construire cette habitude.

# 3 – Obstacles

Le plus grand obstacle s’est produit lors de mes 2 jours de congé. En principe je ne travaille pas les samedis et dimanches. Depuis l’habitude  « boîte réception zéro », cela signifiait «travailler» les jours de congé, même s’il ne m’a fallu que 30 minutes de mon temps. Mentalement c’était un défi parce que je ne me suis jamais senti vraiment détendu les 2 premières semaines. Donc, finalement, j’ai décidé que la meilleure façon pour le faire était de traiter les emails comme la première chose le matin,  le samedi et le dimanche ( après 10 mn de méditation).

# 4 – Résultats

J’ai atteint « boîte réception zéro »  sur 25 des 30 jours- un de plus que prévu. La partie cool? Cette habitude a conduit à trois effets positifs … Tout d’abord, mon temps total passé sur les emails a considérablement réduit. Considérant qu’il me fallait 1,5 heures par jour pour traiter la totalité des messages, maintenant je peux le faire en 30 minutes par jour. Cela signifie que j’ai gagné une heure de productivité chaque jour. Un autre avantage est que mes interactions avec mes relations se sont considérablement améliorées. Cette habitude est comme une autre compétence. Une fois pratiquée un certain temps, vous pouvez prendre des décisions rapides et donner à chaque personne le meilleur de vos conseils. En outre, vous arrivez à répondre à leur demande dans les 24 heures, ce qui aide à bâtir des relations. Enfin, j’ai cassé la mauvaise habitude d’être attaché à mon téléphone. Je ne consulte plus mes messages lorsque je suis dehors. Maintenant, la seule fois où j’ouvre ma boîte de réception, c’est quand je suis prêt à la traiter le matin et le soir.

# 5 – Verdict

Gardez-la! C’est génial d’atteindre cet objectif de « boîte réception zéro » sur une base quotidienne. Vous êtes moins stressé et vous vous sentez plus en contrôle de votre vie. Ces deux avantages sont importants pour développer d’autres habitudes positives. L’inconvénient de cette habitude? Répondre aux e-mails pendant  vos jours de congé peut être un frein. Donc, pour aller de l’avant, j’ai décidé de sauter les emails pour une journée par semaine. Pour être complet, il y a beaucoup plus d’informations que j’aurais pu inclure dans cet article. Mais j’ai décidé de continuer à tout noter  pour un livre Kindle que je suis en train d’écrire. Les bonnes nouvelles? Quand je serai prêt pour le « lancement », je vais le donner gratuitement à mes abonnés emails. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet? Alors rejoignez ma liste et obtenez une notification immédiate quand il sera disponible. En attendant, vous pouvez réduire la quantité de temps que vous passez sur le courrier électronique en procédant comme suit:

1. Désactivez l’alerte de l’application sur votre téléphone mobile.
2. Vérifiez le courrier électronique que lorsque vous êtes prêt à prendre des mesures.
3. Créez des modèles de réponses pour les demandes courantes.
4. Passez du temps à l’apprentissage d’un programme de messagerie  où vous pouvez filtrer les messages.
5. Désabonnez-vous des e-mails inutiles au lieu de simplement les supprimer.
6. Utilisez la «règle des deux minutes » pour traiter chaque message
7. Cessez d’utiliser votre boîte de réception comme une liste de choses à faire.

Il suffit de suivre ces sept règles pour le mois prochain et vous éliminerez beaucoup de temps consacré à l’e-mail. Ensuite, vous pouvez utiliser ce temps pour vous concentrer sur les choses importantes dans votre vie. Et vous, où en êtes-vous de vos emails ?  Pensez-vous mettre en place quelque chose cette année ?