Cet article participe à l’évènement inter blogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.
Dans le monde du travail , malgré de plus en plus de progiciels formattés, le tableur reste le couteau suisse de prédilection. Par contre , l’utilisateur standard s’en sert souvent comme une simple calculatrice , voire une machine à écrire Sourire.
Restez zen
Le principal outil pour gagner du temps malgré tous ces prodiges de technologie reste la méthodologie. Si vous savez comment travailler, vous gagnez plusieurs fois le temps passé .
Formateur et gestionnaire depuis plus de 20 ans maintenant, j’applique quelques règles d’organisation que j’ai fini par formaliser.
Je vous livre ici 3 des astuces méthodologiques qui me font gagner énormément de temps tous les jours, ainsi qu’à mes stagiaires.
1- Soyez le plus fainéant possible.
Celle là en général, tout le monde la retient, mais peu l’appliquent.
Plus la machine travaille, moins vous en avez à faire. Si vous passez directement sur l’application, sans réfléchir, vous allez trouver une solution, vous apercevoir que vous ne prenez pas le problème par le bon bout, recommencer … Et puis, la première solution, est-ce la meilleure ?
Anticiper sur les besoins, structurer vos feuilles, tout cela permet d’être plus performant au travail, de gagner dix fois le temps que vous avez pris pour réfléchir.
Ce temps gagné, vous pouvez le passer pour vous, votre famille, etc..que du bonheur ;-)
Peu appliquent pourtant cette règle. Pourquoi ? notre culture judéo-chrétienne nous donne une réponse : plus de travail égale plus de valeur. Il faut souffrir pour réussir. Si c’est trop facile, voire ludique, c’est suspect.
Alors cassez le dogme et soyez fainéant !
2 – Comme en musique, deux noires ….valent une blanche.
Si en musique, deux noires valent une blanche, dans vos projets, je vous conseille de garder les noires. 2 applications simples sont nettement plus faciles à gérer qu’une seule plus compliquée ( usine en gaz en jargon informatique ).
2 manipulations de classeurs valent mieux que créer une macro qui va planter dès que vous changerez votre classeur de place … et à ce moment là, la personne qui vous a développé la macro n’est plus là . Cela vous rappelle quelque chose?
De la même façon, si vous résolvez deux phases d’un problème dans une seule feuille, alors vous aurez du mal à réutiliser la phase 1 dans un autre problème.
Rappelez-vous : prenez les noires.
Donc choisissez la simplicité ! Vous gagnerez en temps, en souplesse et en autonomie.
3 – La règle d’or sur le long terme? les intérêts composés, CA-PI-TA-LI-SEZ !
Combien de fois avez-vous refait le fil à couper le beurre ?
Combien de fois vous êtes-vous dit que cette liste, cet enchaînement de formules, vous les avez déjà créé , ou utilisé? Oui, …mais Où ???
Une bonne mémoire, de l’avis d’un inventeur célèbre, Thomas Edison, est nécessaire pour innover. Cependant, il ne faisait que partiellement confiance à sa mémoire. Sa recette personnelle : des dizaines de carnets de notes dans son atelier.
Appliqué à notre sujet, c’est toujours d’actualité. Documentez, mettez en place des modèles.
Capitaliser ! Cela revient à gérer une bibliothèque de classeurs modèles, avec des listes de référence, des formules documentées, bref une bible qui servira tout le temps…
Exemple :
Dans une application commerciale , vous avez une liste de factures, avec les codes postaux. Exportez dans le tableur et analysez.
Avoir un classeur des codes départements+ région permet de très vite disposer de statistiques par département et région, en deux coups de souris. 1 seul classeur , XX utilisations pendant des années.
Ces trois astuces sont simples à comprendre. Il faut un peu se forcer au début pour les appliquer ( ah les habitudes ). Et quel bonheur ensuite de gagner du temps …tout le temps.
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vous aussi des astuces pratiques pour gagner du temps , au travail ou ailleurs ?